De werkkostenregeling is al een aantal jaren een terugkerend thema. De eerste mogelijkheid om over te stappen naar de werkkostenregeling was in 2011. De toenmalige minister van financiën, De Jager, had een systeem bedacht waarbij werkgevers 1,4% van de totale fiscale loonsom aan de werknemers belasting vrij mogen verstrekken of vergoeden.
Dit systeem werd in het leven geroepen ter vervanging van het toenmalige systeem voor vergoedingen. Het toenmalige systeem bevatte een flink aantal verschillende categorieën voor vergoedingen en verstrekkingen waarvoor fiscaal aparte regels gelden. In totaal waren dit er maar liefst 29.
Om de overstap richting de werkkostenregeling te maken bedacht De Jager een overgangsperiode van 3 jaar. Organisaties moesten per 1 januari 2014 allemaal overgestapt zijn. Dit is nu echter gewijzigd naar 1 januari 2015. De huidige staatsecretaris van Financiën Weekers, heeft namelijk besloten dat er eerst onderzocht moet worden of de werkkostenregeling te vereenvoudigen is.
In het kort
De werkkostenregeling kent grofweg drie onderscheidingen in vergoedingen en verstrekkingen. Te beginnen is er het vrijgestelde percentage. Dit percentage bedraagt voor 2013 1,5% van de totale fiscale loonsom. Dit bedrag mag een werkgever naar eigen inzicht verstrekken of vergoeden aan de werknemer. Zowel de werkgever als de werknemer hoeven over dit bedrag geen afdrachten te betalen.
Naast het vrijgestelde percentage zijn er ook de zo genoemde gerichte vrijstellingen. De gerichte vrijstellingen bestaan uit 6 categorieën.
1. Reiskosten (bijvoorbeeld het onbelast vergoeden van eigen vervoer tot 19 cent per km. of de gemaakte kosten voor het openbaar vervoer)
2. Tijdelijke zakelijke verblijfskosten (bijvoorbeeld het vergoeden van een hotel overnachting)
3. Studiekosten
4. Kosten voor onderhoud en verbetering van vaardigheden (cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur etc.)
5. Zakelijke verhuiskosten (als je binnen 2 jaar na aanstelling verhuist van een plek verder dan 25 km van de werkplaats, naar een plek van maximaal 10 km van de werkplaats mag je een maximale vergoeding geven van € 7.750,00 plus de kosten voor het overbrengen van de inboedel)
6. Extraterritoriale kosten (extra kosten die gemaakt worden door een werknemer i.v.m. een tijdelijk verblijf in een land anders dan het land van herkomst)
Naast de gerichte vrijstellingen is er een derde onderscheiding: de nihilwaardering. Alles wat een werknemer nodig heeft op zijn werkplek om zijn werk te kunnen uitoefenen wordt gewaardeerd op nihil. Hierbij valt te denken aan ter beschikking gestelde kleding die achterblijft op het werk, hulpmiddelen zoals een laptop en gereedschap, een mobiele telefoon (bij meer dan 10% zakelijk gebruik) en consumpties (die geen onderdeel vormen van een maaltijd) onder werktijd.
Vergoedingen en verstrekkingen die boven de 1,5% van de totale fiscale loonsom komen en niet onder de gerichte vrijstellingen of de nihilwaardering vallen worden belast tegen een eindheffing van 80%. Over deze verstrekkingen en vergoedingen moet de werkgever dus 80% afdragen aan de belastingdienst.
Complex
Hierboven zijn een aantal zaken genoemd, maar daarmee zijn we er nog niet. Andere begrippen, zoals intermediaire kosten of bijzondere verstrekkingen, komen ook kijken bij het invoeren van de werkkostenregeling. De werkkostenregeling zou één en ander eenvoudiger moeten maken, maar al met blijkt deze dus behoorlijk complex. Niet voor niets zijn sinds 2011 pas 20% van alle organisaties overgegaan op de werkkostenregeling. De complexiteit zorgt ervoor dat het invoeren veel voorbereiding vergt en uitstel veelal op de loer ligt.
Ook uit ons maandelijks onderzoek van afgelopen maand werd duidelijk dat nog maar weinig organisaties zijn overgestapt op de werkkostenregeling. Het merendeel geeft zelfs aan te wachten met overstappen tot 1-1-2015. Het invoeren van de werkkostenregeling heeft effect op alle vergoedingen en verstrekkingen. Werkgevers kiezen er veelal voor om de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Hierbij worden de onkostenvergoedingen en het cafetaria systeem het meest genoemd.
Organisaties die de werkkostenregeling wel al hebben ingevoerd en waarbij de arbeidsvoorwaarden ook gewijzigd zijn geven aan dat de medewerkers de aanpassingen begrijpen. Noodzakelijk is wel dat de medewerkers duidelijk en goed geïnformeerd worden.
Human Capital Group heeft de afgelopen jaren ervaring opgedaan in het ondersteunen bij de invoering van de werkkostenregeling. Mocht u interesse hebben om een keer vrijblijvend hierover een gesprek te voeren, neemt u dan gerust contact met ons op.
Bron:Nationaal Beloningsonderzoek