De werkkostenregeling (WKR) vervangt zoals u misschien weet alle verschillende regels en wetten rondom de verschillende vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, en bundelt deze in één regeling. Het zou een versimpeling moeten zijn, maar kan voor u als werkgever in eerste instantie een hoop papierwerk en zorgen met zich meebrengen. Daarom ons advies: begin tijdig met het inventariseren van de gevolgen van deze regeling en pas, indien nodig, uw financiële administratie aan. Voor u het weet is het 2015.
De regeling in het kort:
Als werkgever mag u 1,2% (2015) van het totale fiscale loon gebruiken voor onbelaste onkostenvergoedingen en verstrekkingen voor uw personeel. Dit is de zogenaamde vrije ruimte. Bij de vrije ruimte gaat het bijvoorbeeld om kerstpakketen, parkeergelden, internet thuis en fietsen.
Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag, 80% loonbelasting betalen.
Ook zijn er zaken die buiten de vrije ruimte vallen, de zogenaamde gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en het noodzakelijkheidscriterium.
Gerichte vrijstellingen zijn bijvoorbeeld: reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer, maaltijden als gevolg van overwerk, studiekosten en personeelskortingen eigen branche produkten.
Nihilwaarderingen zijn bijvoorbeeld: Arbo-voorzieningen werkplek, consumpties tijdens werkplek (die geen deel uitmaken van de maaltijd), vakliteratuur en werkkleding (denk aan logo).
Noodzakelijkheidscriterium: zaken zoals verstrekte gereedschappen, computers en mobiele communicatie apparatuur die noodzakelijk zijn voor de werknemer om het werk te kunnen doen, vallen ook buiten de vrije ruimte.
Actieplan Maak een vergelijking tussen hetgeen u nu betaalt of vergoed en hetgeen het kost per 1 januari 2015. Afhankelijk van de keuzes die u maakt kunt u, en kunnen uw medewerkers, er financieel op vooruit gaan. Neem voor het maken van het vergelijkingsoverzicht contact op met uw administratie- of accountantskantoor.
Vergeet vervolgens niet om als u veranderingen doorvoert deze niet alleen te communiceren naar uw medewerkers maar tevens ook deze veranderingen vast te leggen in bijvoorbeeld uw personeelshandboek, arbeidscontract en reglement ed. Denk eraan dat u afhankelijk van het aantal medewerkers in uw bedrijf dient te overleggen met uw OR of personeelsvertegenwoordiging.
Wacht niet te lang, maar onderneem actie. Het is jammer als u in januari 2016 een naheffing van de fiscus krijgt. Voor meer informatie hoe u de zaken handig regelt en in uw bedrijf afstemt kunt u contact met ons opnemen via alex@lwpa.nl of ons direct bellen op 085-8770186.