Uw medewerkers lunchen dagelijks in het ‘bedrijfsrestaurant’. Hoe u deze maaltijden kunt vergoeden, legde de Belastingdienst onlangs uit in een webinar. Zo vallen maaltijden onder de Werkkostenregeling (WKR):
Niet-zakelijke maaltijden die de werknemer op de werkplek nuttigt, zoals de dagelijkse lunch in het bedrijfsrestaurant worden sinds 2015 gewaardeerd op 3,20 euro. Dit bedrag moet belast worden bij de werknemer dan wel worden meegenomen in de vrije ruimte van 1,2 procent. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag in mindering worden gebracht op de 3,20 euro.
1. Alleen soep of snack is geen maaltijd
De Belastingdienst laat weten dat een losse kop soep of alleen een snack geen maaltijd vormen. Dit betreft consumpties die op nihil worden gewaardeerd als ze maar op de werkplek worden genuttigd. Van een lunch is volgens de fiscus bijvoorbeeld wel sprake als het gaat om een kop soep met een aantal boterhammen en een beker melk.
2. Niet op werknemersniveau bijhouden
De Belastingdienst heeft verder aangegeven dat een werkgever zeker niet op werknemersniveau hoeft te gaan bijhouden hoeveel maaltijden er zijn genoten. Het gaat om het totaal aantal op de werkplek verstrekte (niet-zakelijke) maaltijden x 3,20 euro minus de totaal betaalde eigen bijdragen van de werknemers. Dit betekent dat zodra er gemiddeld bezien minimaal 3,20 euro wordt betaald, er geen te belasten bedrag zal zijn (dan wel er geen bedrag ten laste hoeft te worden gebracht van de vrije ruimte van 1,2 procent).
3. Prijslijst restaurant
Voor wat de praktische ‘verwerking’ van de maaltijden in bedrijfsrestaurants betreft, mag de werkgever, aldus de Belastingdienst, uitgaan van de prijslijst die in het restaurant wordt gehanteerd. Kan uit een dergelijke prijslijst worden afgeleid dat een gemiddelde lunch de werknemer minimaal 3,20 euro kost, dan is de werkgever al ‘klaar’ er hoeft er geen loonvoordeel te worden belast.
Zijn de kosten van een gemiddelde lunch op basis van de prijslijst echter minder dan 3,20 euro? Dan kan de werkgever bijvoorbeeld tijdens een bepaalde periode de werkelijk door de werknemers betaalde kosten bijhouden en vervolgens met de inspecteur afspraken maken over het, over een langere periode, eventueel in aanmerking te nemen belaste deel.